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“四有”档案工作的些许思考
2019年06月05日 09:17 来源:中国文物信息网 作者:吴红波 字号

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  目前,“四有”档案整理工作都是按照《全国重点文物保护单位记录档案工作规范(试行)》(简称《工作规范》)、《全国重点文物保护单位记录档案著录说明》(简称《著录说明》)、《文物保护单位记录档案档号编制规则》进行收集、整理、编目、立卷的。但在实际工作遇到一些问题还存在困惑,包括材料有时存在交叉、分类不太合理等问题。当然,这与档案管理员在整理档案过程中思维的差异性不无关系。

  档案的分类整理存在差异性。以同一文物保护工程为例来说,其相关材料可能包括业主单位的请示与批复文件,与勘察、设计、施工、监理单位签署的委托合同,各阶段施工图纸、竣工图,维修前、中、后期照片影像等。上述材料可能会被分别整理到行政管理文件卷、法律文书卷、图纸卷、照片卷等。但对于同一个保护工程来讲,这样的分类整理可能会给档案的保存、查找带来不便。根据《文物保护工程文件归档整理规范》(中华人民共和国文物保护行业标准WW/T 0024-2010),第5部分“工程文件的归档范围和质量要求”中,“从准备阶段到竣工验收阶段的整个过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的工程资料,均应收集齐全,整理立卷后归档”。因此,在形成档案过程中,尤其是进入续补卷阶段,我们可否将一个工程材料统一立卷(涵盖各阶段文件、图纸、照片、合同等),再按各个施工阶段分开,如前期、建设期、验收期等,再统一将其纳入文物保护工程及防治监测卷中。这样的做法避免了各类材料的拆分,更便于集中保管,且查找方便。

  档案编目存在差异性。《著录说明》为我们提供了编目、立卷的整体标准,但是在具体的细节处可能差异性。为解决这一问题,卢训《文物记录档案整理的些许认识》一文提到,对文件标题进行编目过程中,建议对补充部分加方括号[ ],输入日期时用“0”补充,而且日期中的月和日均默认为两位数。这样既方便自己单位使用,又方便上级单位查找、检索。因此,档案编目的一些细节部分,每个省或市可以统一制定档案编目细则,统一规范书写,如此做法并非教条刻板,而是为了档案规范有序,更是为了档案的传承利用。比如:行政管理文件卷中,卢训老师建议分开整理,有效避免了文件跨年的情况。如果在整理档案的过程中,某一事件已处理完毕,也可将二者归为一件,批复在前,请示在后,但需在文件命名时添加清楚,或做好备注说明,便于日后检索和查找。此外,会议纪要也是行政管理文件卷的重要组成部分,我们一般很少将手写的会议记录纳入档案中,个人认为这个也应与正式的会议纪要一起存档。在整理照片卷时,除填写“题名”、“拍摄时间”、“拍摄者”外,将照片其它要素均可填写在“文字说明”一栏,也可添加照片格式(JPEG、TIFF或RAW)及开放状态(开放Y,不开放N)。在整理电子文件卷的光盘资料时,我们可参照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(中华人民共和国档案行业标准DA/T 38-2008)标准执行。

  不同的分类标准形成不同的档案体系,即使标准相同,每个人在理解与分类过程中或多或少会存在差异性。但是,无论如何,整理和建档规范都需保持前后一致,一以贯之,如此,就能使得档案更好地发挥作用,这也是档案的本质意义之所在。以上是本人在工作过程中形成的一些思考与做法,可能存在不妥之处,望同行指正。

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姓名:吴红波 工作单位:

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